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人事档案管理
发布人:    添加时间:2012-03-20    浏览次数:[]

绍兴文理学院元培学院学生档案管理暂行办法


第一章 总 则
第一条 为了推进学生档案管理工作的标准化、规范化、科学化进程,不断提高学生档案管理工作水平,充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业中的作用,根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生管理工作的政策规定,结合我院实际情况,特制定本办法。
第二条 学生档案是学生在校期间政治、思想、品德、学习等各方面的真实记录,是用人单位了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的依据,主要是指学生从录取入学到毕业期间所形成的各种文件材料。学生档案管理是指对反映学生在校期间各方面表现的各种文件材料进行收集、整理和归(建)档,以及学生档案的利用、转递工作。
第三条 学生档案管理要贯彻“为人事工作服务,为经济建设服务”的基本方针,坚持维护真实性、完整性、安全性、规范性的基本原则,实行统一管理、归口负责和分级管理相结合的保管办法。
第四条 各级学生档案管理人员应认真履行工作职责,学习档案管理法规,熟悉档案管理业务,严守档案工作纪律,努力提高档案管理和服务水平。
第五条 本试行办法档案管理的范围是我院根据国家计划招收的全日制普通高等教育的本科学生。
第二章 学生档案材料的收集
第六条 学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容:
1. 入学材料:招收入学的学生档案材料,一般指高中阶段档案材料,包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团(入党)申请表及志愿书等;
2. 学籍材料:在校学习成绩记录,包括学业成绩记载单、学籍卡、各学习阶段退学、休学、复学、转学、保留入学资格等变更材料;
3. 毕业材料:《高等学校毕业登记表》、《毕业生个人总结》、《普通高等学校毕业生就业报到通知书》;
4. 奖励证明材料:因表现突出获得的院级及院级以上的奖励审批材料,包括优秀学生干部、优秀团员、优秀团干、优秀毕业生、各类奖学金及其他评奖评优审批材料;
5. 处分及解除处分材料:在校期间违反校纪校规,触犯国家法律等形成的各类处分材料(警告及以上处分材料),以及处分解除材料;
6. 组织发展材料:包括入团志愿书,入党申请书、志愿书,自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报,预备党员转正申请书,及党团组织发展过程中形成的其他材料;
7. 体检材料:入学体检表、毕业生体检表等材料;
8. 《学生成果登记表》等其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
第七条 第六条中所述的档案材料由各系及相关部门根据本系或部门职责范围负责材料收集工作(见附件1)。
第三章 学生档案材料的移交和归档要求
第八条 学生档案材料在校内的交接应遵照以下规定进行:
1. 学生处在招生工作结束后,应及时按录取新生名册对新生入学资格进行复查,应认真核查新生档案材料是否齐全,如发现档案材料不齐全的,应通过学院招生部门,向该生原所在学校或单位催调补齐(附件2)。确因客观原因无法补齐的,要在该生档案目录上注明。复查合格后正式建立学生档案,进行登记、装袋、编号。
2. 各系及相关部门应根据第六条规定收集整理档案材料并及时登记、归档(见附件1)。
第九条 所有归档材料必须是有关手续办理完毕的最终材料。个人文字材料必须由本人签字,凡材料规定有有关部门审查盖章的,相关部门必须加盖公章;各类材料文字须是铅印、胶印、油印或碳素墨水或蓝黑墨水书写,文字要清晰。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。
第十条 归档材料应当是原件,特殊情况存入复印件的,应当在复印件上加盖公章。
第十一条 归档材料移交时,交接双方经办人当面检查验收,经核对无误后履行签字手续。填写移交清单(见附件3)一式两份,交接双方各执一份。如移交材料不符合归档要求,接收部门有权拒收和退回,由送交单位按档案管理规定重新组织办理补交。
第四章 学生档案的查询
第十二条 因工作需要,以下人员可查阅学生档案:
1. 院、系党政主要负责人、分管学生工作的党政负责人、与学生管理有关的职能部门负责人或具体经办人;
2. 校外单位人事部门来人(须出具单位介绍信)。
其他人员未经批准,不得借阅学生档案。
第十三条 所有档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续,并注明查阅事由(见附件4)。
第五章 学生档案的转递
第十四条 学生档案的转递由学生处负责统一办理。其中,毕业生档案的转递由创就业指导中心负责统一办理。转递工作原则上必须通过市邮政局机要科进行,不得由学生本人自带。
第十五条 学生毕业(结业、肄业)、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后,应当及时办理档案转递手续。具体规定如下:
1. 因毕业(结业、肄业)离校:(1)已落实就业单位的学生,其档案寄往就业单位所在地人事局;(2)未落实就业单位的,其档案寄往生源地人事局;(3)考取研究生的档案寄往录取院校;(4)扶贫及支持西部开发学生,其档案由学院保管一年后其档案寄往生源地人事局。
2. 因转学到其他学校学习的学生,其档案寄往学生转入院校学生管理部门;转入我院学习的学生,学生处应在收到转学通知后及时跟踪其档案转递情况,并在收到学生档案后认真查验,查验无误后归档。
3. 因退学、开除学籍的学生档案寄往生源地招生管理部门。
4. 因故失踪、死亡或出国离校等其他原因导致档案无法转递而滞留的,其档案由学院保存、代管。
5. 不按规定的时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生,其档案退回生源地招生管理部门。
6. 以上学生档案转递信息(包括档案转移地址、人员名单等)由学生处、招生和就业部门严格按规定进行。无论因何种原因离校,学生和家长不得对档案寄往地址提出个人要求。
第十六条 学生处在转递档案前,必须检查归档材料是否到位,保证档案的完整,如材料不全,应敦促相关系、部门及时上交,收到归档材料后,应及时装入学生档案袋,经严格审查清理无误后,由经办人密封、盖章。
第十七条 学生处在转递档案时,必须有专人负责办理档案转递登记手续(见附件5)。对转入的档案,经核对无误后由经办人将回执签名盖章后及时寄往转出单位;转出档案时,要组织填写机要交接单等材料。
第六章 学生档案的管理和纪律要求
第十八条 学生档案属需妥善保管的内部文件。各系要确定专门的档案管理人员,在学生处的指导下,按照学院档案管理的规定协助做好本系的学生档案管理工作。管理人员如发生工作变动,应当及时做好档案管理工作的交接手续。
第十九条 根据第六条规定收集归档的档案材料,任何人查阅档案时,严禁涂改、圈画、批注、抽出、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。如遇特殊情况必须对有关材料进行更改的,应当经学生处和系负责人集体讨论,提出处理意见,报学院分管领导批准后补充相关佐证材料。
第二十条 任何人查阅档案时,必须严格遵守保密制度,不得泄露或擅自向外公布档案内容。因工作需要须摘记档案内容时,应经档案管理部门同意,并履行登记手续,摘记材料要妥善保管,不得随便乱放。
第二十一条 未经批准,任何单位不得私自扣留因归档材料。任何单位或个人无权截留或扣发按规定转递的学生档案。
第二十二条 档案材料的提供部门应按规定的时间和要求上交归档材料,如因归档不及时或不符合要求给学生带来不利影响,视情节追究有关人员责任。
第二十三条 档案管理人员要根据档案管理规定开展各项工作,如利用职务之便不按规定操作,由其主管部门视情节追究责任,情节严重构成犯罪的,依法追究其刑事责任。
第二十四条 做好防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防光、防高温等工作,定期检查保管情况,确保档案的安全,做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。
第七章 附 则
第二十五条 本暂行办法由学生处负责解释。
第二十六条 本暂行办法自发布之日起执行。

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